Útnyilvántartás kezelése

Jármű és dátum kiválasztása

Válassza ki azt a járművet és dátumot, amelyhez útnyilvántartást szeretne készíteni.

Fontos tudnivalók:

• Minden járműhöz külön-külön kell útnyilvántartást készíteni
• Egy napon belül több utazás is rögzíthető ugyanazon járműre
• A kiválasztott dátumra vonatkozóan jelennek meg a telematikai adatok
• Ha a járműben nincs telepített telematikai eszköz, manuálisan kell rögzíteni az adatokat

Útvonal részletek átnézése és szerkesztése

Tekintse át az automatikusan észlelt utazásokat és szükség esetén módosítsa a részleteket.

Szerkeszthető adatok:

• Indulási cím: Pontos kiindulási pont megadása vagy módosítása
• Érkezési cím: Célpont címének beállítása vagy korrekciója
• Távolság: Automatikusan számított, de manuálisan is módosítható
• Időtartam: Utazás teljes időtartama órában és percben
• Utazás típusa:
  • Magán: Személyes célú utazások
  • Céges: Szolgálati, üzleti utazások
• Kategória: Cégfüggő egyedi lista alapján beállítható kategóriák
  • Példák: Ügyféltalálkozó, Szervizelés, Irodai munka, Szállítás

Szerkesztési lehetőségek:

• Utazások egyesítése vagy szétválasztása
• Magán kilométerek kiszűrése
• Útvonal korrekciók GPS hiba esetén
• Manuális bejegyzések hozzáadása telematika nélküli járművekhez

Napi utazás véglegesítése

Ellenőrizze és hagyja jóvá a napi összesített útnyilvántartást.

Véglegesítési folyamat:

• Összes utazás áttekintése és jóváhagyása
• Teljes napi kilométer-összesítő ellenőrzése
• Céges és magán kilométerek szétválasztásának megerősítése
• Esetleges hibák vagy hiányosságok javítása

Automatikus validációk:

• Telematikai adatok és manuális bejegyzések összhangja
• Időbeli átfedések ellenőrzése
• Távolság és időtartam realitásának vizsgálata
• Kötelező mezők kitöltöttségének ellenőrzése

A véglegesítés után az útnyilvántartás már nem módosítható adminisztrátori jogosultság nélkül.

Dokumentum exportálása és archiválás

A véglegesített útnyilvántartás többféle formátumban exportálható és archiválható.

Elérhető export formátumok:

• PDF jelentés: Részletes, nyomtatható útnyilvántartás
• Excel táblázat: Adatelemzéshez és tovább feldolgozáshoz
• CSV fájl: Egyszerű adatimport más rendszerekbe
• XML export: Integrációs célokra

Export tartalma:

• Teljes napi útnyilvántartás részletekkel
• Jármű és sofőr információk
• GPS koordináták és útvonal térképek
• Üzemanyag-fogyasztási adatok
• Telematikai mérések összefoglalója
• Digitális aláírás és timestamping

Archiválási funkcók:

• Automatikus mentés a vállalati dokumentumtárba
• Kötelező őrzési idő szerint kategorizálás
• Audit trail és változáskövetés
• Automatikus biztonsági mentések
• Megfelelőségi riportok generálása adóhatósági és biztosítási célokra

Integrációs lehetőségek:

• Automatikus küldés könyvelőrendszerbe
• ERP rendszer szinkronizáció
• Flottakezelő szoftver adatcsere
• Telematikai szolgáltató API kapcsolat